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ムダがなくなる仕組みを考えよう

      2015/12/02

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日本の会社の多くは週5日勤務・8時間労働が基本だと思いますが、クフーでは「将来的になんとか週4日・6時間労働にならないかな」と頭をひねっています。

誤解を招きそうなので早めに言っておきますが、決して働きたくないわけではないのです。発想の根底にあるのは、仕事の上ではムダをなくして価値あるものを生み出していきたいし、価値ある発想は余裕の心から生まれてくる、と思う気持ちです。

仕事は仕事でたのしいし、余暇は余暇でたのしいっていう状態が、週4日・6時間労働というバランスだと思うんですよね。

確かに大学生のときなんかは「遊んで暮らせたらいいな」と思っていた時期もありますが、生活にメリハリがあったほうが人生楽しいですし、チームで何か価値あることを生み出す高揚感は、ただ遊んでいても得られないものだと思います。

僕たち以外にも、週4日・8時間労働を「日本人は働きすぎだ」と思っている人も少なくないようです。

見ていると「それって必要なのかい?」というムダが結構あるように思います。今回はその事例を紹介したいと思います。

採用活動でのムダの話

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僕の友人が転職活動をしていたときの話です。彼はバイリンガルであることを武器に転職活動をしていました。

ある日、とある会社の面接を受けることになり、「海外の会社との商談の経験はありますか?」という質問をされたそうです。

その友人はバイリンガルではありましたが商談の経験はなかったため、素直にその経験がないことを説明した上で、能力はあるし仕事はしっかり成し遂げる旨のアピールをしたそうです。すると面接官の態度が急に投げやりになり、すぐに面接が終わってしまったそうです。

単に気に入らなかったという可能性もありますが、状況から察するに「海外の会社との商談の経験」が重要なポイントだった可能性は高いです。ですが、事前のエントリーフォームでは特にそういった質問項目はなかったそうです。

エントリーフォームの段階でわかることなんじゃない?

面接の意義って、「どんな人かは会ってみないとわからない」というところにあると思うんです。会って話をしてみないとわからないから会う。採用する人物の能力や経験に条件があるなら、事前のエントリーフォームに質問項目をひとつ追加してあげればよいのです。

システムでのムダの話

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また、こんな話もあります。ある会社のある部署に仕事の依頼をするときに、「仕事依頼システム」というものがあるそうです。

このシステム自体はとてもいいと思います。これまでにどういう依頼があったか、終わっていない案件はどれか、仕様はどうか、納期はいつまでか、ということがデータベースで管理できますし、依頼する側が希望する内容がそのままメモとして残るからです。

もちろん、細かいニュアンスは電話や対面での打ち合わせでする必要はあると思いますが、そのシステム上で事前の共通認識ができるので、打ち合わせもスムーズに運ぶと考えられます。また、「言った言わない」という話が低減できそうです。

ところが、依頼の段階でトラブルが頻出。システムの作成者は依頼があるたびに「自由記入欄に仕事の担当者を必ず書いてください」とひとりひとりに説明。書いていない場合はいちいち教育するそうで、うっかり忘れた日には「前も書いてって言ったよね?どうして書かないの?」といった具合に叱責するそうです。

項目1個増やせばいいんじゃない?

あくまで持論ですが、教育には限界があり、人の行動に完璧は存在しないと考えています。しかし、機械は言われたことしかできませんが、言われたことは100%完璧にこなすことができます。

だから機械に任せられるところは機械に任せよう。どうしたらマンパワーを減らせるかに頭を使って、ミスのない仕組みを考えようぜって思うのです。

いくら「自由記入欄に仕事の担当者を必ず書いてください」と言ったところで、時間が経てば忘れるし、新人が入ってくる度に教えなきゃいけないし、そもそも「自由記入欄」に担当者を書かなきゃいけないなんて行動として自然じゃありません。

仕事依頼システムの入力項目に「担当者」を1個増やしてあげれば全部解決すると思います。

改善点はそこらじゅうに転がってるかも

やれ改善だ仕組み作りだっていうとなんだか骨が折れそうな気がしますが、上で紹介したのはけっこうよくある話です。仕事が忙しい人も多いと思いますが、既存のやり方にとらわれずに、物事の本質を考えてあげるとあっさり解決することもあるかもしれません。

地道ですが細かい改善が積み重なっていくことで、同じ時間でも相対的に大きな成果が出せるようになります。そうしていくうち、「週4日・6時間労働」が実現するとも思うのですが、いかがでしょうか!

photo credit: motion gears -team force via photopin (license)
photo by: gatag
photo credit: Do you know if you’re male or female? via photopin (license)

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